Privatlivspolitik

1. Introduktion

Hos KlubKlar tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan vi indsamler, bruger, opbevarer og beskytter personoplysninger, når du bruger vores infoskærmsløsning og tilhørende tjenester.

Denne politik gælder for:

• Vores markedsføringswebsite (klubklar.dk)
• Vores administrationspanel (info.klubklar.dk)
• Interaktive funktioner (quiz, meningsmålinger, lodtrækninger, forslagssystem)
• API-tjenester til infoskærme

Ved at bruge vores tjenester accepterer du de praksisser, der er beskrevet i denne privatlivspolitik. Vi opfordrer dig til at læse denne politik grundigt.

2. Den dataansvarlige

Den dataansvarlige for behandlingen af personoplysninger er:

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

3. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Vi indsamler forskellige typer personoplysninger afhængigt af, hvordan du interagerer med vores tjenester:

3.1 Kontaktformular og tjeklister (klubklar.dk)

Når du bruger vores kontaktformular, indsamler vi:

• Navn – for at kunne tiltale dig personligt
• E-mailadresse – for at kunne svare på din henvendelse
• Foreningsnavn (valgfrit) – for at forstå din kontekst
• Telefonnummer (valgfrit) – hvis du hellere vil ringes op
• Besked – indholdet af din henvendelse
• Tekniske oplysninger – hvilken side henvendelsen blev sendt fra, evt. henvisningskilde (fx et kampagnelink), hvilke sider på klubklar.dk du besøgte i løbet af dit besøg (inkl. besøgstid og hvor langt du scrollede), om dit besøg sker via et link i en email fra os, enhedstype og skærmstørrelse, IP-adresse og browsertype – til opfølgning på henvendelsen og beskyttelse mod misbrug. Oplysningerne om dit besøgsforløb gemmes kun i din browser under besøget og sendes udelukkende til os, hvis du aktivt indsender en formular eller klikker på vores telefonnummer for at ringe os op (så vi kan koble opkaldet til din henvendelse)

Bestiller du en af vores tjeklister (PDF) på e-mail, indsamler vi din e-mailadresse samt de samme tekniske oplysninger som ovenfor.

3.2 Brugerkonti (administrationspanel)

Når din forening får oprettet en konto på vores platform, og benytter vores administrationspanel, indsamler vi:

• Kontaktpersoner – navn, e-mail og telefonnummer på foreningens kontaktpersoner
• Login-information – tidspunkt for sidste login, IP-adresse og lokation

3.3 Interaktive funktioner

Når foreningsmedlemmer deltager i interaktive funktioner via QR-kode, kan følgende data indsamles:

3.4 Tekniske data og logning

For at sikre systemets sikkerhed og stabilitet indsamler vi automatisk udelukkende på administrationspanelet:

• IP-adresse – til sikkerhed og fejlfinding
• Browserinformation (User Agent) – til kompatibilitet
• Handlinger i systemet – som brugere har foretaget (audit log)
• API-kald – tidspunkt og resultat af API-forespørgsler fra infoskærme

3.5 Billeder og information om ansatte

Foreninger kan vælge at uploade billeder og information om foreningens ansatte (fx instruktører eller bestyrelsesmedlemmer) til visning på infoskærmen. Denne data kontrolleres af foreningen selv, og foreningen er ansvarlig for at sikre, at de har det nødvendige samtykke fra de pågældende personer. Er I i tvivl om reglerne, har vi skrevet guiden GDPR og infoskærme: hvad må foreningen vise på skærmen?

4. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

5. Retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger på følgende retsgrundlag i henhold til GDPR:

6. Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger så længe det er nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til:

7. Deling af personoplysninger

Vi sælger aldrig dine personoplysninger. Vi deler kun data i følgende tilfælde:

7.1 Foreninger (databehandlere)

Når foreningsmedlemmer deltager i interaktive funktioner, deles deres data med den relevante forening, som kan se og administrere indsendte svar i deres administrationspanel.

7.2 Tjenesteudbydere

Vi bruger følgende tjenesteudbydere, som kan behandle personoplysninger på vores vegne:

• DigitalOcean – Hosting af vores servere (datacenter i EU)
• Cloudflare – CDN, DDoS-beskyttelse og CAPTCHA (Turnstile)
• Plausible Analytics – Anonym, cookiefri besøgsstatistik (data i EU)
• E-mailudbyder – Afsendelse af systemmeddelelser

7.3 Lovmæssige krav

Vi kan videregive personoplysninger, hvis det kræves ved lov, eller hvis vi i god tro mener, at det er nødvendigt for at beskytte vores rettigheder, din sikkerhed eller andres sikkerhed.

8. Sikkerhed

Vi tager passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger:

9. Dine rettigheder

I henhold til GDPR har du følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger:

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vi behandler dine personoplysninger i strid med databeskyttelseslovgivningen:

10. Cookies

Vi bruger nødvendige cookies til at få vores tjenester til at fungere korrekt – og enkelte valgfrie marketing-cookies, som kun sættes, hvis du aktivt giver samtykke i vores cookie-banner:

Dit valg i cookie-banneret gemmes kun lokalt i din browser (localStorage) og deles ikke med nogen – det er nødvendigt for at huske dit svar. Du kan altid ændre dit valg via "Cookieindstillinger" nederst på siden.

Marketing med samtykke (Meta-pixel, Google Ads og Microsoft Clarity)

Siger du ja i vores cookie-banner, indlæser vi tre værktøjer: Meta-pixlen, som hjælper os med at måle, om vores annoncer på Facebook og Instagram virker, og med at vise annoncer til relevante besøgende – Google Ads' konverteringsmåling, som måler, om et besøg kom fra en af vores annoncer i Googles søgeresultater – og Microsoft Clarity, som laver anonymiserede optagelser af, hvordan siden bruges (klik, scroll og navigation, med maskering af det, du taster), så vi kan forbedre den. Værktøjerne deler oplysninger om dit besøg med henholdsvis Meta, Google og Microsoft (bl.a. IP-adresse, browseroplysninger og hvilke sider du besøger). Siger du nej – eller svarer du ikke – indlæses ingen af dem. Læs mere under Tredjepartstjenester.

Statistik uden cookies

Til besøgsstatistik på klubklar.dk bruger vi Plausible Analytics. Plausible sætter ingen cookies og indsamler ingen personoplysninger – statistikken er fuldt anonym og kan ikke føres tilbage til dig. Derfor kræver den hverken samtykke eller cookie-banner. Data behandles og opbevares i EU.

11. Tredjepartstjenester

Vi bruger følgende tredjepartstjenester, der kan behandle personoplysninger:

11.1 Cloudflare

Vi bruger Cloudflare til at levere, beskytte og optimere vores tjenester. Dette inkluderer Cloudflare Turnstile (CAPTCHA) på vores kontaktformular. Cloudflare kan behandle IP-adresser for at identificere og blokere ondsindet trafik.

Læs Cloudflares privatlivspolitik

11.2 DigitalOcean

Vores servere hostes hos DigitalOcean med datacentre i EU. DigitalOcean behandler ikke personoplysninger ud over hvad der er nødvendigt for hosting-tjenesten.

Læs DigitalOceans privatlivspolitik

11.3 Plausible Analytics

Vi bruger Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ, Estland – EU) til anonym besøgsstatistik på klubklar.dk. Plausible er udviklet som et privatlivsvenligt alternativ til traditionelle analyseværktøjer: Der sættes ingen cookies, der gemmes ingen personoplysninger, og IP-adresser opbevares ikke. Al data behandles og opbevares på servere i EU.

Læs Plausibles datapolitik

11.4 Meta-pixel (annoncering – kun med samtykke)

Hvis du giver samtykke i vores cookie-banner, bruger vi Meta-pixlen (Meta Platforms Ireland Ltd.) på klubklar.dk til at måle effekten af vores annoncer og til at kunne vise relevante annoncer på Facebook og Instagram. Pixlen sætter cookien _fbp og deler oplysninger om dit besøg med Meta (bl.a. IP-adresse, browseroplysninger og hvilke sider du besøger). Har du givet samtykke, kan pixlen desuden sende oplysninger, du selv indtaster i vores formularer (fx e-mailadresse), til Meta i hashet (pseudonymiseret) form, så besøget bedre kan matches til en Meta-konto ("avanceret matchning"). Ved indsendelse af en formular kan de samme hashede oplysninger sendes fra vores server (Metas "Conversions API") – også her kun, hvis du har givet samtykke. For denne indsamling og videresendelse er KlubKlar og Meta fælles dataansvarlige; Metas efterfølgende behandling er Metas selvstændige ansvar. Uden dit samtykke indlæses pixlen slet ikke, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage via "Cookieindstillinger" nederst på siden.

Læs Metas privatlivspolitik

11.5 Google Ads (annoncering – kun med samtykke)

Hvis du giver samtykke i vores cookie-banner, bruger vi Google Ads' konverteringsmåling (Google Ireland Ltd.) på klubklar.dk til at måle, om et besøg kom fra en af vores annoncer i Googles søgeresultater. Værktøjet sætter cookies (_gcl_au, _gcl_aw) og deler oplysninger om dit besøg med Google (bl.a. IP-adresse, browseroplysninger og annonce-klikket). Har du givet samtykke og indsender du en formular, kan din e-mailadresse desuden sendes til Google i hashet (pseudonymiseret) form ("udvidede konverteringer"), så konverteringen bedre kan knyttes til annonce-klikket. Bliver en henvendelse senere til et kundeforhold, kan vi rapportere det til Google Ads sammen med annonce-klikkets id – også her kun for besøg med samtykke. Uden dit samtykke indlæses Google Ads-målingen slet ikke, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage via "Cookieindstillinger" nederst på siden.

Læs Googles privatlivspolitik

11.6 Microsoft Clarity (brugsanalyse – kun med samtykke)

Hvis du giver samtykke i vores cookie-banner, bruger vi Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd.) til anonymiserede optagelser og heatmaps af, hvordan klubklar.dk bruges – fx hvor der klikkes og scrolles – så vi kan finde og rette ting, der er svære at bruge. Det, du taster i formularer, maskeres og indgår ikke i optagelserne. Clarity sætter cookies (_clck, _clsk) og behandler IP-adresse og browseroplysninger. Uden dit samtykke indlæses Clarity slet ikke, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage via "Cookieindstillinger" nederst på siden.

Læs Microsofts privatlivspolitik

11.7 Sociale medier-integration

Vores platform kan hente offentlige opslag fra Facebook og Instagram for visning på infoskærme. Vi indsamler ikke personoplysninger fra disse platforme – vi viser kun offentligt tilgængeligt indhold fra foreningens egne sider.

12. Børn

Vores administrationspanel er beregnet til brug af foreningsadministratorer (voksne). De interaktive funktioner (quiz, lodtrækning osv.) kan bruges af foreningsmedlemmer i alle aldre, men deltagelse kræver, at man afgiver sit navn og e-mailadresse.

Forældre/værger bør sikre, at børn under 13 år kun deltager med deres tilladelse. Hvis vi opdager, at vi har indsamlet personoplysninger fra et barn under 13 år uden forældrenes samtykke, vil vi slette disse oplysninger hurtigst muligt.

13. Ændringer til denne politik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik fra tid til anden for at afspejle ændringer i vores praksis eller af juridiske årsager. Hvis vi foretager væsentlige ændringer, vil vi informere vores aktive brugere via e-mail eller en meddelelse i administrationspanelet.

Vi opfordrer dig til regelmæssigt at gennemse denne side for at holde dig opdateret om vores behandling af personoplysninger.

14. Nyhedsbrev

Du kan tilmelde dig KlubKlars nyhedsbrev ved at sætte kryds i afkrydsningsfeltet i vores kontaktformular eller i formularen til vores tjeklister (PDF). Feltet er aldrig krydset af på forhånd – tilmelding sker udelukkende på baggrund af dit aktive samtykke (GDPR art. 6(1)(a)).

Formål: Nyhedsbrevet indeholder tips til foreningen – fx om kommunikation, sponsorer og drift af infoskærmen – og sendes ca. én gang om måneden.

Data, vi behandler:

• E-mailadresse – for at kunne sende nyhedsbrevet til dig
• Tilmeldingstidspunkt og IP-adresse – som dokumentation for dit samtykke
• Åbnings- og klikstatistik – se nedenfor

Åbnings- og klikstatistik: Vores mails (nyhedsbrevet og andre mails, vi sender til foreninger) indeholder et lille sporingsbillede og sporingslinks på vores eget domæne. Det fortæller os, om en mail er blevet åbnet, og hvilke links der er klikket på – med tidspunkt. Vi bruger det til to ting: at se hvilket indhold der er relevant, og at sende vores mails på de tidspunkter, hvor de faktisk bliver læst. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at måle og forbedre vores kommunikation (GDPR art. 6(1)(f)). Statistikken slettes automatisk efter 24 måneder. Blokerer din mailklient eksterne billeder, registreres åbninger ikke – mailen virker fuldstændig som normalt.

Afmeldelse: Du kan til enhver tid afmelde dig via linket i bunden af hver mail – eller ved at skrive til kontakt@klubklar.dk. Når du afmelder dig, stopper udsendelserne med det samme. Vi beholder kun oplysningen om din tilmelding og afmelding som dokumentation for samtykket – ønsker du fuld sletning, kan du skrive til kontakt@klubklar.dk.

15. Kontakt os

Har du spørgsmål om denne privatlivspolitik eller vores behandling af personoplysninger? Kontakt os:

Relaterede dokumenter

Se også vores øvrige juridiske dokumenter:

• Databehandleraftale – Vores standardaftale for behandling af personoplysninger (GDPR art. 28)