Hvad koster en infoskærm til foreningen?

"Hvad koster det egentlig?" er som regel det første spørgsmål, når en bestyrelse overvejer en infoskærm. Og med god grund – de fleste foreninger vender hver en krone, fordi pengene ellers kunne gå til udstyr, hold eller lavere kontingent.

Som IT-ansvarlig i Borup Fitness gennem 7 år har jeg selv siddet med regnestykket flere gange. I denne guide gennemgår jeg alle udgiftsposterne – både de synlige og dem, der først dukker op på fakturaen senere – så I kan sammenligne tilbud på et oplyst grundlag.

1 De fire udgiftsposter

En komplet infoskærmsløsning består af fire dele. Nogle leverandører pakker dem sammen i én pris, andre fakturerer dem hver for sig – så tjek altid, hvad et tilbud faktisk dækker.

Skærmen (TV eller monitor)

Selve skærmen er som regel den største engangsudgift. Regn med 3.000–6.000 kr. for et almindeligt fladskærms-TV på 50–65 tommer – det dækker behovet i langt de fleste foreningslokaler. Professionelle "digital signage"-skærme, der tåler døgndrift, ligger ofte på det dobbelte eller mere, men er sjældent pengene værd, når skærmen alligevel slukkes uden for åbningstid. Vi har en separat guide om valg af skærm og HDMI-splitter – og skal I have det fulde overblik over udstyret, så se vores komplette guide til infoskærm-hardware.

Medieserveren (afspilleren)

Skærmen skal have indhold fra et sted, og det klarer en lille medieserver eller "player" bag skærmen eller i et teknikskab. Prismæssigt spænder den fra et par hundrede kroner til et par tusinde, alt efter leverandør – og nogle steder er den bagt ind i oprettelsesgebyret, så sammenlign totalprisen. Tjek også, om softwaren gemmer indholdet lokalt på boksen: i så fald fortsætter skærmen, når internettet driller – det er ikke alle løsninger, der kan. Fristes I af billige afspillere som Chromecast eller Raspberry Pi, så læs først, hvad de reelt kan – og hvad de koster i frivillig-timer.

Har I flere skærme, afhænger regnestykket af, om de skal vise det samme eller forskelligt indhold. Samme indhold kan deles ud fra én medieserver via en HDMI-splitter – altså én medieserver og ét abonnement. Skal skærmene vise hver deres indhold, kræver de derimod hver sin medieserver, så både oprettelsen og en del af abonnementet tæller pr. skærm.

Software-abonnementet

Den løbende udgift er abonnementet på selve softwaren: administrationspanelet, de dynamiske slides, integrationer til jeres medlemssystem, opdateringer og support. Det er her, løsningerne adskiller sig mest – både i pris og i, hvad I får for pengene. For løsninger målrettet danske foreninger ligger prisen typisk omkring 800–900 kr. om måneden. Overvejer I at springe abonnementet helt over, har vi også en ærlig gennemgang af gratis infoskærm-software – hvad den kan, og hvad den koster i frivillige timer.

Ekstraudstyr

Afhængigt af jeres lokaler kan der komme lidt oveni:

• HDMI-splitter – hvis flere skærme skal vise det samme indhold fra én medieserver. Koster typisk et par hundrede kroner.
• HDMI-kabler og vægbeslag – regn med 200–500 kr. pr. skærm.
• Internetkabel – et kablet netværksstik ved skærmen giver markant mere stabil drift end WiFi og koster næsten ingenting.
• AUX-kabel – hvis I vil sende baggrundsmusik fra medieserveren til jeres lydanlæg. Medieserveren kan også sende lyden trådløst over Bluetooth.
• Højttalere – kun hvis I ikke har anlæg i forvejen. Regn med omkring 4.000 kr. for et sæt, der dækker ét lokale med baggrundsmusik og reklamer – og noget mere, hvis lyden skal fylde en hel hal.

2 Prisspænd i markedet – hvad koster det samlet?

Indhenter I tre tilbud, får I sjældent tre sammenlignelige tal – leverandørerne pakker posterne forskelligt, og "fra-priser" dækker tit den mindste pakke. Herunder har jeg samlet de prisspænd, jeg typisk ser på det danske marked, når foreninger sender mig deres tilbud. Brug dem som pejlemærker, ikke som facit:

De store spænd på software-linjen skyldes, at markedet reelt består af tre kategorier. Gratis løsninger koster 0 kr. på fakturaen, men betales i frivilligtimer til opsætning og fejlfinding. Generiske signage-produkter (bygget til butikker og kontorer) ligger tit på nogle hundrede kroner pr. skærm pr. måned, men uden holdkalender, medlemsdata eller andre foreningsfunktioner – dem skal I selv bygge ovenpå. Foreningsrettede løsninger ligger typisk omkring 800–900 kr. om måneden med det hele inkluderet. Vores egen løsning hører til i den sidste kategori med én fast månedspris uden binding – se KlubKlars aktuelle priser på prissiden. Og virker den månedlige post tung i budgettet, så lad sponsorerne finansiere skærmen – tre lokale sponsorpladser til et par hundrede kroner stykket dækker typisk hele abonnementet.

Totalprisen over 2–3 år – og hvor I kan spare

Sammenlign aldrig tilbud på månedsprisen alene – regn totalprisen ud over 2 eller 3 år. Et tilbud med lav månedspris men høj oprettelse, lejet afspiller og timebetalt support ender tit dyrere end et tilbud, hvor alt er samlet i én højere månedspris. Det er samme øvelse, som når foreningen sammenligner forsikringer: det er treårsregningen, der tæller, ikke lokketilbuddet.

Et realistisk regneeksempel for en forening, der køber nyt TV og vælger en foreningsrettet løsning: startudgiften lander som nævnt i omegnen af 5.000–8.000 kr., og over tre år bliver totalen med abonnement typisk 35.000–40.000 kr. Fordeles startudgiften ud over perioden, svarer det til lidt over 1.000 kr. om måneden – alt inklusive. Det tal kan bestyrelsen holde direkte op mod, hvad skærmen skal levere: færre ubesvarede spørgsmål i receptionen, synlige sponsorer og hold, der bliver fyldt op.

Her kan I skrue ned for startudgiften

• Genbrug et TV. Et 2–3 år gammelt fladskærms-TV fra DBA, genbrugspladsens byttehjørne eller et medlems stue duer fint som infoskærm og koster 0–1.500 kr. Vi har en hel guide til at lave infoskærm på et gammelt TV.
• Søg tilskud. DIF og DGI's Foreningspulje og kommunale puljer dækker jævnligt skærm og opstart – se vores guide til tilskud til infoskærmen.
• Monter selv. Vægbeslag og kabler er en overkommelig frivilligopgave, hvor en montør ellers hurtigt koster 1.000 kr. eller mere.

De små driftsposter, folk glemmer

Ud over abonnementet er der to poster, som sjældent står i noget tilbud. Strømmen: et moderne 55" TV, der kører 10–12 timer i døgnet, bruger groft regnet 300–400 kWh om året – altså i størrelsesordenen 500–1.000 kr. afhængigt af jeres elpris. Og frivilligtimerne: skærmen passer ikke sig selv, så sæt navn på, hvem der står for det løbende vedligehold af infoskærmen – med en god løsning er det få minutter om ugen, med en dårlig kan det æde en hel frivillig. Vil I regne på netop jeres opsætning, står der en beregner på vores prisside, hvor I kan skrue på antal skærme, lyd og udstyr.

3 Skjulte omkostninger – dem skal I spørge ind til

Månedprisen i annoncen er sjældent hele historien. Her er de fælder, jeg oftest hører om fra foreninger, der har skiftet leverandør til os:

• Bindingsperioder. 12–36 måneders binding er ikke ualmindeligt. Går løsningen i stå, eller passer den ikke til jer alligevel, betaler I stadig. Spørg altid om opsigelsesvilkår.
• Opstartsgebyrer. Nogle leverandører har lav månedspris men høj oprettelse – eller omvendt. Regn altid totalprisen over fx 2 år, når I sammenligner.
• Betalte opdateringer og moduler. Koster nye funktioner, integrationer eller "premium-slides" ekstra? Det kan hurtigt fordoble den reelle pris.
• Support. Er support inkluderet, eller faktureres der pr. henvendelse eller pr. time? For en frivilligdrevet forening er gratis support guld værd.
• Separat hardware-betaling. Nogle leverandører opkræver et månedligt beløb for afspilleren oven i software-abonnementet. Spørg altid, om medieserveren er med i prisen, eller om den koster ekstra.
• KODA-licens. Skal der baggrundsmusik på, kræver det en musiklicens, som foreningen selv tegner. Pengene går altså ikke til skærm-leverandøren, men posten skal med i regnestykket – se vores guide om KODA-licens i foreningen.

4 Tjekliste: spørgsmål til leverandøren

Tag listen her med, når I indhenter tilbud – uanset hvem I taler med:

• Hvad er den samlede pris det første år – alt inklusive?
• Er der binding, og hvad er opsigelsesvarslet?
• Er medieserver/afspiller inkluderet, eller købes den separat?
• Koster opdateringer og nye funktioner ekstra?
• Er support inkluderet – og hvornår kan vi få fat i jer?
• Kan løsningen integrere med vores medlemssystem?
• Hvad sker der på skærmen, hvis internettet går?
• Kan vi prøve løsningen gratis, før vi beslutter os?

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster en infoskærm til en forening i alt?

Regn med en engangsudgift på ca. 3.000–8.000 kr. til skærm og udstyr plus et software-abonnement, der for foreningsrettede løsninger typisk ligger omkring 800–900 kr. om måneden. Starter foreningen fra nul med én skærm, lander den samlede startudgift derfor typisk i omegnen af 5.000–8.000 kr.

Hvilke skjulte omkostninger skal vi holde øje med?

Spørg altid ind til bindingsperioder, opstartsgebyrer, betalte opdateringer og moduler, om support er inkluderet, og om der opkræves et separat månedligt beløb for afspilleren. Vil I afspille baggrundsmusik, skal foreningen desuden selv have en KODA-licens – den hører med i budgettet.

Hvordan ligger KlubKlar i forhold til markedsprisen?

Inden for det typiske leje for foreningsrettede løsninger på omkring 800–900 kr. om måneden: KlubKlar koster 895 kr./md. ekskl. moms og uden binding plus en engangsoprettelse på 1.500 kr., hvor medieserveren er inkluderet. Der lægges ingen moduler eller gebyrer oveni – detaljerne står på KlubKlars prisside.