Hvilket medlemssystem skal foreningen vælge?

Valget af medlemssystem er en af de største beslutninger, en foreningsbestyrelse træffer. Systemet kommer til at røre stort set alt: kontingentbetaling, holdtilmelding, medlemslister, kommunikation og ofte også adgangskontrol. Og fordi et skifte senere er både tidskrævende og risikofyldt, vil de fleste foreninger helst vælge rigtigt fra start.

Som IT-ansvarlig i Borup Fitness gennem 7 år har jeg både hjulpet med at vælge system og siden bygget infoskærme, der taler sammen med rigtig mange af dem. I denne guide gennemgår jeg neutralt, hvad I skal måle systemerne på, hvilke af de udbredte danske systemer der findes, og hvordan valget spiller sammen med en infoskærm.

1 Sådan vurderer I et medlemssystem

Der findes ikke ét system, der er bedst for alle. En holdbaseret idrætsforening har helt andre behov end et fitnesscenter med adgangskontrol eller en svømmeklub med sæsonhold og betaling pr. sæson. Derfor handler et godt valg om at holde systemerne op mod jeres egne behov. De vigtigste kriterier at måle på er:

• Pris og betalingsmodel. Er der et fast abonnement, eller tjener systemet på transaktionsgebyrer, når medlemmerne betaler kontingent? Regn altid totalprisen ud over et år, og spørg om der er binding.
• Holdkalender og booking. Kan medlemmerne tilmelde sig hold, se ledige pladser og booke tider? For idræts- og fitnessforeninger er det ofte den funktion, der bruges mest.
• Kontingent og betaling. Understøtter systemet automatisk kontingentopkrævning, betalingskort, MobilePay og rykkere? Automatisk opkrævning sparer bestyrelsen for et stort manuelt arbejde.
• Medlemsadministration. Hvor let er det at holde styr på medlemslister, roller, samtykker og GDPR? Kan I trække de lister og rapporter, foreningen har brug for?
• Support. Er der dansk support, og hvad koster den? For en frivilligdrevet forening er hjælp, når noget driller, guld værd.
• Integrationer. Kan systemet tale sammen med de øvrige værktøjer, I bruger – fx en infoskærm, hjemmeside eller regnskabsprogram? Et system, der står alene, giver hurtigt dobbeltarbejde.

Mange foreninger er også tilknyttet en hovedorganisation som DGI eller DIF, og det kan påvirke valget: nogle systemer er tættere integreret med idrættens fælles løsninger og medlemsindberetning end andre. Tjek derfor, hvad jeres specialforbund eller lokale DGI-kreds anbefaler eller stiller til rådighed, før I beslutter jer.

2 De udbredte danske medlemssystemer

Herunder er de otte medlemssystemer, KlubKlar integrerer med. Beskrivelserne er korte og neutrale – de er ment som et overblik, ikke en anbefaling. Klik videre for at se, hvordan hvert system spiller sammen med infoskærmen.

Listen dækker de systemer, vi integrerer med i dag – ikke hele markedet. Er I i tvivl om, hvilket der passer til jer, så tag udgangspunkt i kriterierne i afsnittet ovenfor og bed om en demo af de to-tre, der ser mest relevante ud.

3 Sådan spiller medlemssystemet sammen med infoskærmen

Uanset hvilket af systemerne I vælger, kan en infoskærm gøre data levende i lokalet. KlubKlar henter automatisk holdkalender og ledige pladser fra jeres medlemssystem og viser dagens hold på skærmen – uden at nogen skal taste noget ind manuelt. Ændrer I et hold i medlemssystemet, opdaterer skærmen sig selv.

Det betyder, at valget af medlemssystem og valget af infoskærm ikke er et enten-eller. De to spiller sammen: medlemssystemet er kilden til data, og infoskærmen er vinduet, der viser det frem for medlemmerne, når de træder ind ad døren. Se hele oversigten over understøttede systemer på vores integrationsside, eller læs mere om, hvordan en infoskærm fungerer, på forsiden.

4 Kom videre

Kort opsummeret: vælg medlemssystemet ud fra foreningens egne behov – pris, holdkalender, betaling, medlemsadministration, support og integrationer – og lad ikke en salgspræsentation alene afgøre det. Og husk, at systemet ikke behøver stå alene: med den rigtige infoskærm bliver de data, I allerede taster ind, synlige for medlemmerne i lokalet.

• Har I regnet totalprisen ud inklusive gebyrer og binding?
• Passer holdkalender og betaling til jeres hverdag?
• Er der dansk support, når noget driller?
• Kan systemet integreres med jeres øvrige værktøjer?
• Har de frivillige, der skal bruge det, prøvet en demo?

Ofte stillede spørgsmål

Hvilket medlemssystem er bedst til en forening?

Der findes ikke ét system, der er bedst for alle. Det rigtige valg afhænger af foreningens type og størrelse: en holdbaseret idrætsforening har andre behov end et fitnesscenter med adgangskontrol. Vurdér systemerne på pris, holdkalender og booking, kontingentbetaling, medlemsadministration, support og om systemet kan integreres med de andre værktøjer, I bruger – fx en infoskærm.

Hvad koster et medlemssystem til en forening?

Priserne spænder bredt. Nogle systemer er gratis eller næsten gratis for mindre foreninger og tjener i stedet på transaktionsgebyrer ved kontingentbetaling, mens andre koster et fast månedligt eller årligt abonnement. Regn altid totalprisen ud inklusive gebyrer og eventuelle betalingsmoduler, og spørg om der er binding.

Kan et medlemssystem tilsluttes en infoskærm?

Ja. KlubKlar integrerer med de otte mest udbredte danske medlemssystemer – ForeningLet, Conventus, Holdsport, Klubmodul, Sport Solution, goMember, Flexybox og Wondr – og henter automatisk holdkalender og ledige pladser ind på infoskærmen. Uanset hvilket af dem I vælger, kan skærmen vise dagens hold uden manuel indtastning.

Anbefaler KlubKlar et bestemt medlemssystem?

Nej. Vi tjener penge på at sælge infoskærme, ikke medlemssystemer, så vi har ingen interesse i at anbefale ét system frem for et andet. Vores rolle er at integrere med det system, I allerede har eller vælger, så I får mest muligt ud af begge dele.