Gratis infoskærm-software til foreningen – hvad får I, og hvad mangler?

"Kan vi ikke bare gøre det gratis?" Det spørgsmål er helt fair – og det bliver stillet i stort set alle bestyrelser, der overvejer en infoskærm. Foreningens penge skal række langt, og et software-abonnement kan virke som en unødvendig luksus, når et USB-stik og et TV i princippet kan vise billeder. Husk dog, at skærmen sjældent behøver belaste kontingentet alene – mange foreninger henter tilskud fra Foreningspuljen og lokale fonde.

Denne guide er skrevet af en, der har en interesse i, at I ender med en betalt løsning – jeg sælger selv infoskærm-software. Men jeg har også selv stået i Borup Fitness med et USB-stik i hånden, før KlubKlar overhovedet fandtes – og sandheden er, at gratis faktisk er det rigtige valg for nogle foreninger. Her får I en ærlig gennemgang af, hvad de gratis muligheder kan, hvad de mangler, og hvordan I finder ud af, hvilken kategori jeres forening hører til i.

1 De gratis muligheder – og hvad de kan

Lad os starte positivt, for der findes reelt brugbare gratis veje til at få indhold op på en skærm. Her er de fire, jeg oftest møder ude i foreningerne:

TV med USB-stik og billedkarrusel

De fleste moderne TV kan afspille en mappe med billeder som diasshow direkte fra et USB-stik. Det kræver nul software og nul teknisk viden: Lav jeres opslag som billeder (fx i Canva eller PowerPoint gemt som JPG), kopiér dem til stikket, og sæt det i TV'et. Det virker, det er stabilt, og det koster ingenting ud over selve skærmen. Ulempen mærker I først, når noget skal ændres – så skal en frivillig fysisk ned i klubben med et nyt stik.

PowerPoint på loop

Har I en gammel bærbar eller en mini-PC i overskud, kan den køre en PowerPoint i præsentationstilstand med automatisk skift og uendeligt loop. Det giver lidt flere muligheder end USB-stikket: overgange, tekst der er nem at rette, og muligheden for at opdatere filen via fx et delt drev. Til gengæld skal nogen holde øje med, at maskinen ikke går i dvale, installerer opdateringer midt i åbningstiden eller bare fryser – det sker oftere, end man tror.

Og en bærbar bliver typisk langsommere med årene. Kører den samtidig i et lokale uden aircondition, kan varmen tage hårdt på den – og et fitnesscenter kan blive rigtig varmt om sommeren. En maskine, der ikke er bygget til at stå tændt hele dagen, år efter år, ender ofte med at drille netop, når skærmen skal bruges.

Google Slides i en browser

Google Slides kan afspilles i fuld skærm i en browser og har den store fordel, at flere frivillige kan redigere præsentationen hjemmefra – ændringerne slår igennem på skærmen, næste gang præsentationen genindlæses. Det er gratis, og det løser en del af "ned i klubben med et USB-stik"-problemet. Men det kræver stabilt internet ved skærmen, en maskine der holder browseren kørende, og lidt fifleri for at få præsentationen til at genstarte og hente nyt indhold af sig selv.

Gratis-funktioner i infoskærm-programmer

Flere internationale infoskærm-platforme – i branchen kaldet "digital signage" – har en gratis version, typisk begrænset til én skærm og med færre funktioner. Her får I en rigtig infoskærm-oplevelse: skabeloner, planlægning i begrænset omfang og styring fra en browser.

Begrænsningerne ligger i antal skærme, hvilke funktioner der er låst bag betalingsmuren, og at værktøjerne sjældent taler dansk – hverken i sproget eller i integrationerne til danske medlemssystemer. Flere af dem kræver desuden, at I køber en bestemt afspiller eller skærm, der er bygget til netop deres løsning – så det gratis, I sparer på softwaren, kan hurtigt gå til hardware i stedet. Få overblikket over, hvilken hardware I skal bruge til infoskærmen, før I vælger vej.

Og fordi den slags skærm ofte kun kan bruges til leverandørens eget system, binder det foreningen: vil I senere skifte leverandør, står I med en dyr skærm, I reelt ikke kan bruge til andet. Tjek altid vilkårene hos den enkelte leverandør, for gratis-versionerne ændrer sig løbende. Jeg gennemgår de mest brugte af dem lige nedenfor.

2 Gratis infoskærm-programmer – de mest brugte

Når foreninger spørger mig, hvilke gratis programmer der reelt findes, er det som regel de fire her, jeg peger på. De er alle rigtige – nogle helt gratis og open source, andre kommercielle med en gratis plan – men læg mærke til det, de har til fælles: Ingen af dem henter jeres holdkalender fra medlemssystemet af sig selv. Det skal I fodre manuelt, uanset hvilket af dem I vælger.

Anthias (tidligere Screenly OSE)

Anthias er gratis og open source og kører på en billig Raspberry Pi. Det er stærkt til det enkle: et loop af billeder og videoer, eventuelt en webside i fuld skærm. Fordelen er, at det er reelt gratis, og at en Raspberry Pi bruger næsten ingen strøm og gerne kører i månedsvis. Ulempen er, at det kræver teknisk opsætning – I skal selv installere softwaren på enheden, sætte den op og vedligeholde den – og der er ingen integration til holdkalender eller danske medlemssystemer. Godt valg, hvis foreningen har en frivillig, der synes, en Raspberry Pi er sjov. Overvejer I selv hardware-vejen, har vi lavet en ærlig vurdering af, hvor godt Chromecast, Android TV og Raspberry Pi holder som infoskærm i en forening.

Xibo

Xibo er gratis, hvis I selv kører programmet på jeres egen computer eller server (der findes også en betalt version, hvor Xibo står for driften). Det er mere fleksibelt end Anthias: I kan dele skærmen op i zoner, lægge indhold i playlister og planlægge, hvornår noget vises. Prisen for fleksibiliteten er, at der er mere at lære, og at I selv skal køre og vedligeholde det bagvedliggende program – enten på en maskine i klubben eller hos en udbyder. Det kan rigtig meget, men det er ikke et "sæt op på en eftermiddag og glem det"-værktøj, og der er ingen færdig kobling til danske medlemssystemer.

Yodeck

Yodeck er kommercielt, men har en gratis plan for én skærm, og opsætningen er blandt de nemmeste i klassen – I kobler en player op og styrer indholdet fra en browser. Det er et fint sted at prøve digital signage af uden at betale. Til gengæld er gratis-planen begrænset: den dækker kun den ene skærm, nogle funktioner er forbeholdt de betalte planer, og der er heller ikke her en automatisk integration til holdkalender fra et dansk medlemssystem.

Google Slides i kiosk-tilstand

Har I allerede en Google-konto, kan I lave en præsentation, publicere den til nettet og vise den i fuld skærm (kiosk-tilstand) i en browser – helt gratis. Det er den samme løsning som ovenfor under de manuelle muligheder, og den nævnes ofte som "gratis infoskærm-software", selv om det i praksis bare er en browser, der viser dias. Det er nemt at gå til, men alt er manuelt: ingen automatisk integration, og maskinen og skærmen skal holdes tændt og præsentationen opdateres og genindlæses i hånden.

Alle fire er reelle muligheder, og for en lille forening kan de sagtens være nok. Men bemærk mønstret: Fælles for dem er, at ingen af dem trækker holdkalender fra jeres medlemssystem automatisk. Det er netop dér, en betalt foreningsløsning tjener sig ind – ikke fordi den viser pænere dias, men fordi skærmen passer sig selv i stedet for at kræve en frivilligs tid hver uge. Tabellen nedenfor stiller de gratis DIY-veje op mod KlubKlar, så I kan se forskellen samlet.

3 Hvad gratis løsninger typisk mangler

Alle fire muligheder ovenfor har én ting til fælles: De viser det, I manuelt lægger ind – hverken mere eller mindre. Det lyder banalt, men det er præcis her, forskellen på gratis og betalt ligger i praksis.

• Automatisk indhold og integrationer. En gratis løsning ved ikke, at spinning-holdet kl. 17 er aflyst, eller at der er tre ledige pladser på yoga i morgen. Betalte foreningsløsninger henter holdkalender og ledige pladser direkte fra medlemssystemet – KlubKlar integrerer fx med 8 medlemssystemer brugt i Danmark (ForeningLet, Conventus, Holdsport, Klubmodul, Sport Solution, goMember, Flexybox og Wondr), så skærmen passer sig selv.
• Offline-drift. Går internettet, går Google Slides og de fleste cloud-baserede gratis-versioner i sort eller fryser på et forældet billede. En løsning, hvor softwaren gemmer indholdet lokalt på en medieserver, kører videre med det senest hentede indhold – læs mere i vores guide om hvad der sker med infoskærmen, når internettet går.
• Planlægning. "Vis juleafslutnings-opslaget fra 1. december, og fjern det automatisk den 20." Den slags tidsstyring findes stort set ikke i gratis løsninger – så gamle opslag bliver hængende, og skærmen ender med at ligne den korkplade, den skulle erstatte.
• Fjernstyring og overblik. Kan I hjemmefra se, at skærmen faktisk kører og viser det rigtige? Med et USB-stik eller en PowerPoint er svaret nej – I opdager først den sorte skærm, når et medlem nævner det.
• Support. Når den gratis løsning driller en søndag aften, er supporten den frivillige, der ved mest om IT. Det er værd at være ærlig om i bestyrelsen, inden vedkommende bliver udnævnt uden at være spurgt.

4 Hvornår er gratis det rigtige valg?

Her kommer den del, en software-leverandør sjældent skriver: Der er foreninger, som ikke bør betale for infoskærm-software. Gratis er efter min ærlige mening det rigtige valg, hvis I kan nikke til det meste af det her:

• I er en lille forening med få hold og få ugentlige besøg – der er simpelthen ikke ret meget, skærmen skal fortælle.
• Jeres indhold er statisk. Åbningstider, kontaktpersoner og et par faste opslag, der ændrer sig et par gange i kvartalet. Et USB-stik opdateret fire gange om året er helt fint til det.
• I har én skærm – og ingen planer om flere. Meget af værdien i betalt software ligger i at styre indhold på tværs af skærme og steder.
• I har en frivillig, der synes, det er sjovt – og som realistisk set bliver ved med at synes det. Mange gratis opsætninger dør stille, når ildsjælen stopper.

Passer det på jer, så start gratis. Skærmen, vægbeslaget og kablerne kan genbruges, hvis behovet vokser senere – I brænder ikke broer ved at vente med softwaren. Har I allerede et TV i overskud, så se vores guide til at lave en infoskærm på et gammelt tv.

Et konkret eksempel: En lille petanqueklub med 40 medlemmer, én ugentlig spilleaften og et klubhus, der kun er åbent få timer om ugen, får sjældent nok ud af et abonnement til, at det kan forsvares. Et TV med et USB-stik, der opdateres før sæsonstart og før generalforsamlingen, dækker behovet fint. Det vigtige er, at beslutningen er truffet bevidst – og ikke bare er endt som "gratis", fordi ingen fik regnet på alternativet.

5 Hvornår betaler betalt software sig?

Omvendt tipper regnestykket, når skærmen skal vise levende indhold: hold og ledige pladser, der passer sig selv, nyheder, sociale medier og opslag, der kommer op og forsvinder på de rigtige datoer. Kan I samtidig lande et par sponsorpladser, der dækker abonnementet, tipper det endnu hurtigere. Det var præcis dér, vi stod i Borup Fitness – en frivilligdrevet forening, hvor ingen havde tid til at være skærm-pedel. Det var i øvrigt den frustration, der fik mig til at bygge KlubKlar i første omgang.

Tegnene på, at I er vokset ud af gratis, er til at få øje på:

• Opslagene på skærmen er forældede, fordi ingen har fået opdateret dem – og medlemmerne er holdt op med at kigge.
• I vil vise holdkalender og ledige pladser, men gider ikke vedligeholde dem i hånden.
• I overvejer skærm nummer to – fx én i receptionen og én i træningslokalet med hver sit indhold.
• Den frivillige, der "ejer" skærmen, er ved at miste gejsten – eller er stoppet.

Prismæssigt ligger foreningsrettede løsninger typisk omkring 800–900 kr. om måneden. KlubKlar koster 895 kr. om måneden plus 1.500 kr. i oprettelse, hvor medieserveren er inkluderet – uden binding, med 15+ dynamiske slides og dansk support alle dage kl. 9–21. I kan se, hvad der følger med, på vores funktionsside og regne på totalen med vores guide om, hvad en infoskærm koster alt inklusive – eller gå direkte til priserne. Er I nået dertil, hvor det handler om at vælge mellem udbydere frem for gratis-veje, hjælper vores guide til sammenligning af de betalte løsninger jer med at vægte pris, integration, support og binding op mod hinanden. Og skal I alligevel købe skærm først, så læs vores guide om valg af skærm og HDMI-splitter – den gælder, uanset om softwaren er gratis eller betalt.

6 Tjekliste: spørgsmål I bør stille jer selv

Tag listen her med til næste bestyrelsesmøde, inden I beslutter jer for gratis eller betalt:

• Hvor ofte ændrer vores indhold sig – reelt set?
• Hvem opdaterer skærmen, og hvor mange timer om måneden er det fair at bede om?
• Hvad sker der, hvis den person stopper i morgen?
• Skal skærmen vise holdkalender eller ledige pladser fra vores medlemssystem?
• Hvad skal der ske på skærmen, hvis internettet går?
• Får vi brug for mere end én skærm inden for et par år?
• Hvem ringer vi til, når det driller – og hvad koster det opkald?
• Hvad koster den betalte løsning over 2 år – og hvad sparer den os i frivilligtimer?

Ofte stillede spørgsmål

Findes der helt gratis infoskærm-software?

Ja. I kan vise billeder fra et USB-stik direkte i de fleste TV, køre en PowerPoint på loop eller vise Google Slides i en browser – helt uden at betale for software. Flere infoskærm-programmer har også gratis-funktioner til én skærm. Til gengæld må I selv klare alt manuelt: Der er typisk ingen integration til jeres medlemssystem, ingen planlægning, ingen fjernstyring og ingen support.

Hvad koster betalt infoskærm-software til foreninger?

Løsninger målrettet danske foreninger ligger typisk omkring 800–900 kr. om måneden. KlubKlar koster fx 895 kr. om måneden plus 1.500 kr. i oprettelse, hvor medieserveren er inkluderet – og der er ingen binding, så I kan stoppe igen, hvis det ikke passer til jer.

Kan vi starte med en gratis løsning og skifte til betalt senere?

Ja, og det er ofte en fin vej at gå. Skærmen, vægbeslaget og kablerne kan genbruges, så investeringen i hardware er ikke spildt. Mange foreninger starter med et USB-stik eller en PowerPoint og opgraderer først, når vedligeholdelsen begynder at æde for meget af de frivilliges tid.

Kan man bruge et smart-TV's egen app som infoskærm?

Til en vis grad. Mange smart-TV kan afspille et billed-diasshow fra et USB-stik eller vise en webside via en indbygget browser, og det er gratis. Men de indbyggede apps er ikke lavet til at køre stabilt døgnet rundt: TV'et kan gå i standby, installere opdateringer eller vise reklamer på startskærmen, og der er hverken planlægning, fjernstyring eller integration til jeres medlemssystem. Til statisk indhold på én skærm kan det sagtens gøre det – men skal skærmen passe sig selv, er et TV's egen app ikke nok.