Foreningskommunikation: nå medlemmerne, der ikke læser mails

Scenen kender de fleste bestyrelser: Der er sendt en mail ud om generalforsamlingen, lagt et opslag på Facebook og hængt en seddel op ved indgangen. Alligevel står halvdelen af medlemmerne og spørger, "hvornår var det nu, det var?" – og et par stykker hørte aldrig om det. Bestyrelsen kommunikerer faktisk. Problemet er, at budskabet ikke lander.

Det er sjældent, fordi nogen gør noget forkert. Mails drukner i indbakken og åbnes af færre og færre. Facebook-opslag vises kun for dem, der i forvejen følger siden – og kun for en brøkdel af dem. Opslagstavlen hænger samme sted som altid, og netop derfor kigger ingen på den. I denne guide gennemgår jeg foreningens kanaler én for én med ærlige styrker og svagheder, og giver jer en simpel kommunikationsplan, som frivillige rent faktisk kan holde.

1 Kend jeres målgrupper, før I vælger kanal

"Medlemmerne" findes ikke som én samlet gruppe. En typisk forening kommunikerer med mindst fire forskellige målgrupper, og de bruger vidt forskellige kanaler:

• Medlemmerne selv – fra teenageren, der aldrig åbner en mail, til pensionisten, der aldrig har haft Facebook. Den bredeste og mest blandede gruppe.
• Forældrene – i børne- og ungdomsafdelinger er det ofte forældrene, ikke børnene, der skal have beskeden om stævnet, kontingentet og den aflyste træning.
• De frivillige – trænere, holdledere og udvalg, der skal have praktisk information hurtigt og pålideligt, typisk i en lukket gruppe eller pr. mail.
• Gæster og nye medlemmer – dem, der træder ind ad døren første gang og skal kunne se, hvad foreningen er for et sted. Her arbejder de fysiske rammer for jer; en velkomstskærm i foreningen er ofte det første indtryk.

Pointen er ikke, at I skal lave fire kommunikationsstrategier. Pointen er, at når nogen i bestyrelsen siger "vi har jo skrevet det på Facebook", så har I kun ramt én af grupperne – og endda kun den del af den, som algoritmen valgte at vise opslaget for.

2 Kanalerne: ærlige styrker og svagheder

Herunder er de seks kanaler, de fleste foreninger har til rådighed. Ingen af dem er dårlige – men de bliver ofte brugt til opgaver, de ikke er gode til:

Læg mærke til mønsteret: de digitale kanaler kræver alle, at medlemmet aktivt har koblet sig på – følger siden, åbner mailen, installerer appen. De fysiske kanaler kræver ingenting, men når kun dem, der kommer i huset. Det er derfor, den fysiske opslagstavle stadig har en rolle – og derfor, mange foreninger opgraderer den til en digital opslagstavle, hvor indholdet skifter selv, og en glemt seddel fra marts aldrig hænger der i august.

Infoskærmen fortjener en ærlig parentes, fordi det er den, vi selv laver: den er ikke en mirakelkanal. Den rammer præcis dem, der møder fysisk op – hverken flere eller færre. Men netop den gruppe er ofte den, de digitale kanaler misser: børnene, der ikke har mail, forældrene på bænken, de ældre medlemmer uden Facebook. De står alle sammen i det samme rum og kigger på den samme væg. Skærmen som kanal kaldes også digital skiltning – samme løsning, andet ord. Og hvordan den ser ud i praksis, afhænger af foreningen – se vores løsninger til jeres foreningstype.

3 En simpel kommunikationsplan for frivillige

God kommunikation i foreningen står og falder med, at de frivillige kan holde planen. Derfor skal en kommunikationsplan kunne stå på en enkelt side, ellers bliver den ikke fulgt. Tre beslutninger er nok:

Hvem ejer hvad?

Udpeg én ansvarlig pr. kanal – ikke et udvalg, én person. Kassereren ejer måske nyhedsbrevet, en træner de sociale medier, og den IT-kyndige skærmen eller hjemmesiden. Ansvaret er ikke at skrive alt selv, men at sørge for, at kanalen ikke ligger død. En kanal uden ejer er værre end ingen kanal, for den signalerer, at foreningen er gået i stå.

Skriv én gang, vis det tre steder

Frivillige har ikke tid til at producere indhold til fem kanaler. Løsningen er genbrug: skriv budskabet én gang, og lad det arbejde flere steder. Opslaget om sommerfesten bliver til et Facebook-opslag, en linje i nyhedsbrevet og et opslag i de fysiske rammer – samme tekst, tre målgrupper. Bruger foreningen en KlubKlar-skærm, kan det tredje led endda automatiseres: kobl jeres Facebook- eller Instagram-side til én gang, så henter skærmen selv jeres nyeste opslag med billede og tekst. Opslaget, der kun nåede følgerne, vises nu også for alle i hallen – uden at nogen har løftet en finger. På den måde når fx infoskærmen i en badmintonklub både spillerne på banen og forældrene på bænken med det samme opslag. Se alle funktioner, hvis I vil vide, hvad skærmen ellers kan vise automatisk – fra holdkalender og ledige pladser til åbningstider og DMI-vejr.

Læg en fast rytme

Beslut en kadence, I kan holde i en presset uge – ikke i en god uge. For mange foreninger er det: nyhedsbrev én gang om måneden, et-to opslag på sociale medier om ugen, og et kvartalsvist tjek af hjemmesiden og skærmens faste indhold. Mangler I konkrete idéer til, hvad der skal fylde kanalerne, har vi samlet 25 idéer til indhold på infoskærmen – og de fleste af dem fungerer i øvrigt lige så godt i et nyhedsbrev.

4 Virker det? Sådan måler I uden regneark

Foreninger behøver ikke marketingbureauets dashboards. Det enkleste mål er stadig det bedste: bliver medlemmerne ved med at spørge om ting, I allerede har meldt ud? Hvis ja, lander budskabet ikke – prøv en anden kanal eller en anden rytme.

Og så kan I bare spørge medlemmerne direkte. Har I en skærm hængende, er en meningsmåling eller en hurtig quiz en overraskende let feedback-kanal: medlemmerne svarer via en QR-kode, mens de alligevel står i hallen, og I kan se, hvor mange der faktisk har fanget nyheden om det nye holdtilbud. Forslag-funktionen løser den anden retning – en digital forslagskasse, hvor medlemmerne kan skrive ind, når noget mangler eller driller. Begge dele er med i abonnementet; der er ingen betalte moduler, og prisen er den samme uanset hvor meget I bruger skærmen – se priserne her.

Men uanset om I ender med skærm, nyhedsbrev eller noget helt tredje: den vigtigste måling er den uformelle. Spørg fem tilfældige medlemmer, hvordan de hørte om jeres seneste arrangement. Svarene fortæller jer mere om jeres kommunikation end nogen åbningsrate.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilken kanal når flest medlemmer?

Der findes ikke én kanal, der når alle – det er netop pointen. Mail har den bredeste dækning på papiret, men lave åbningsrater. Infoskærmen rammer alle, der møder fysisk op, men kun dem. Facebook når de aktive følgere. De foreninger, der lykkes, kombinerer to-tre kanaler i stedet for at lede efter den ene perfekte.

Hvor ofte skal foreningen kommunikere?

Hellere fast og sjældent end tilfældigt og ofte. Et månedligt nyhedsbrev, et ugentligt opslag på sociale medier og en skærm eller opslagstavle, der altid er opdateret, er mere værd end sporadiske udbrud, når nogen tilfældigvis har tid. En fast rytme gør, at medlemmerne ved, hvor de skal kigge – og den er realistisk at holde for frivillige.

Hvordan når vi medlemmer, der ikke er på Facebook?

Brug de kanaler, der ikke kræver, at medlemmet selv følger jer: mail til alle registrerede medlemmer, fysiske opslag i jeres lokaler og en infoskærm, der viser nyheder og arrangementer til alle, der kommer i huset. Særligt ældre medlemmer og børn ser ofte skærmen i hallen, længe før de ser et opslag online.