Velkomstskærm i foreningen: hvad skal den vise?

De første sekunder inden for døren afgør, hvordan et nyt medlem oplever foreningen. En velkomstskærm er skærmen ved indgangen eller i foyeren, der byder medlemmer og gæster velkommen: dagens aktiviteter, praktisk information og et venligt "velkommen til" i stedet for en mørk væg og en opslagstavle fra sidste sæson. Nogle kalder den også en digital velkomstskærm.

Teknisk set er en velkomstskærm ikke en særskilt produktkategori. Det er en infoskærm – samme skærm, samme software – hvor placeringen og indholdet er valgt med velkomsten for øje. Og det er godt nyt, for så kan skærmen ved indgangen alt det, en infoskærm ellers kan: holdkalender, nyheder, vejr og QR-koder. Skærme brugt på den måde kaldes også digital skiltning til foreninger. I denne guide gennemgår jeg, hvorfor en velkomstskærm virker, hvad den konkret skal vise, hvor den skal hænge – og hvordan den ser ud i forskellige foreningstyper.

1 Hvorfor en velkomstskærm virker

Førstehåndsindtrykket. Et nyt medlem eller en gæst danner sig et indtryk af foreningen, længe før nogen når at sige hej. En skærm, der viser dagens program og friske nyheder, signalerer et sted, hvor der er styr på tingene – og hvor der sker noget. Det modsatte signal sender en opslagstavle med et falmet stævneopslag fra i fjor.

Mindre pres på frivillige og reception. De fleste spørgsmål ved indgangen er de samme, uge efter uge: Hvornår har I åbent? Hvornår starter holdet? Hvem skal jeg tale med om indmeldelse? Når skærmen svarer på dem, kan de frivillige og receptionen bruge tiden på det, der faktisk kræver et menneske – som at tage ordentligt imod den nye.

Informerede besøgende. Forældre, der venter på deres børn, gæster til et stævne og medlemmer på vej til træning har alle det samme behov: et hurtigt overblik over, hvad der sker i dag. En velkomstskærm giver dem svaret i forbifarten, uden at nogen skal finde en seddel frem eller åbne en app.

2 Hvad skal velkomstskærmen vise?

Kernen i en god velkomstskærm er indhold, der er relevant i det øjeblik, man træder ind ad døren. Her er de slides, der har mest at gøre ved indgangen:

Et velkomst-slide med dagens aktiviteter

Selve velkomsten: foreningens logo, en venlig hilsen og dagens program. Byg det på en af de færdige skabeloner i slide designeren – direkte i browseren, uden grafikprogram – eller upload jeres egen PowerPoint, som automatisk bliver til et slide på skærmen.

Holdkalender og "Om lidt..."-visning

Holdkalenderen henter dagens hold direkte fra jeres medlemssystem og viser tidspunkt, instruktør og antal ledige pladser – ingen skal taste noget ind to steder. Og nogle minutter før et hold begynder, skifter skærmen selv til et "Om lidt..."-slide, der viser de kommende hold og lokalet. Ved indgangen er det præcis den besked, folk leder efter: er jeg det rigtige sted, og når jeg det?

Praktisk info: åbningstider og kontakt

Ugens åbningstider – inklusive afvigelser i ferier – vises altid opdateret, og et simpelt slide med praktiske svar sparer mange gentagelser: hvor garderoben er, hvem man kontakter om indmeldelse, og hvor man henvender sig som ny. Skriv det, som I ville sige det til en gæst.

Ansigter på trænere og frivillige

Et slide med billeder og navne på trænere, instruktører og bestyrelse gør det meget lettere at være ny: man ved, hvem man skal kigge efter, og hvem man tør spørge. Husk blot samtykke, når der er genkendelige personer på skærmen – mere om det i FAQ'en nederst.

Nyheder og arrangementer

Foreningens egne nyheder og kommende arrangementer hører naturligt hjemme i rotationen. Sæt en start- og slutdato på hvert opslag, så invitationen til sommerfesten forsvinder af sig selv dagen efter – uden at nogen skal huske det.

QR-koder: indmeldelse, program og engagement

Et QR-kode-slide sender gæsten direkte videre til jeres indmeldelsesside, holdprogram eller tilmeldingsformular – scan med telefonen, og man er i gang. QR-koder driver også skærmens mere legende sider: quizzer, meningsmålinger og lodtrækninger, som medlemmerne deltager i fra deres egen telefon, og en forslagsfunktion, hvor input samles i administrationspanelet.

Vejret før udendørs aktiviteter

Skærmen henter aktuel temperatur og en 5-dages prognose direkte fra DMI. Ved indgangen fungerer det som en lille service på vej ud til banen eller løbeturen: er det overtrækstrøje-vejr, eller bør træningen rykke indendørs?

Alle slides er valgfrie – I slår dem til og fra i administrationspanelet og bestemmer selv, hvad jeres velkomstskærm skal vise. Se alle funktioner for det fulde overblik, og hent flere konkrete idéer i vores guide med 25 idéer til indhold på foreningens infoskærm.

3 Placering og praktik: sådan hænger den rigtigt

En velkomstskærm skal hænge dér, hvor blikket naturligt lander, når man træder ind: ved indgangen eller i foyeren, i øjenhøjde eller lidt over, og fri af modlys fra vinduer og glasdøre. Tænk i gå-retningen fra døren – skærmen skal fange folk på vej ind, ikke gemme sig bag dem. Skal skærmen omvendt kunne læses udefra, i et vindue eller helt udendørs, stiller det særlige krav til lysstyrken – dem gennemgår vi i guiden om infoskærm udendørs, i vinduet eller på væggen.

Læsbarhed på afstand er den anden halvdel: indholdet skal kunne afkodes på tre til fem meter, mens man går. Det taler for store overskrifter, få ord pr. slide og god kontrast – de færdige skabeloner er bygget til netop det, så I skal ikke selv opfinde typografien.

Rent praktisk er opsætningen enkel: medieserveren følger med i oprettelsen og forbindes til jeres eget TV med HDMI. Vil I have lyd på velkomsten, kan medieserveren spille baggrundsmusik ud i lydanlægget via AUX eller trådløst over Bluetooth – rolig musik i foyeren gør mere for stemningen, end man skulle tro.

4 Velkomstskærmen i forskellige foreningstyper

Princippet er det samme overalt – mød folk med det, de har brug for i døren – men vægtningen skifter med stedet:

• Fitnessforeningens reception: dagens holdkalender og ledige pladser i front, så halvtomme hold bliver fyldt op af dem, der alligevel står i receptionen. Se, hvordan en infoskærm til fitnessforeninger typisk sættes op.
• Svømmehallens foyer: gæster og forældre venter i det tørre, mens aktiviteterne foregår inde ved bassinet – her skal skærmen vise tider, praktisk info og dagens program. Læs mere om en infoskærm til svømmehaller.
• Idrætscentrets forhal: mange foreninger under samme tag betyder mange besøgende, der skal finde det rigtige lokale. Velkomstskærmen bliver husets fælles vejviser – se vores side om en infoskærm til idrætscentre.
• Kampsportsklubbens indgang: nye medlemmer og forældre møder holdtider, pensum og nedtællingen til næste graduering allerede i døren – se, hvordan en infoskærm til kampsportsklubber typisk sættes op.
• Rideklubbens rytterstue: forældre og opstaldere venter her hver eftermiddag, mens ponyholdene rider – skærmen viser elevskolens holdplan, weekendens staldvagter og datoen for klubstævnet. Læs mere om en infoskærm til rideklubber.

Ofte stillede spørgsmål

Er en velkomstskærm det samme som en infoskærm?

Ja, i praksis. En velkomstskærm er en infoskærm, der hænger ved indgangen og har velkomsten som sit hovedfokus – dagens aktiviteter, praktisk info og en hilsen til nye ansigter. Softwaren er den samme, så skærmen kan sagtens vise alt det øvrige foreningsindhold i samme rotation.

Hvad koster en velkomstskærm?

Med KlubKlar koster den 895 kr. om måneden ekskl. moms og uden binding plus 1.500 kr. i oprettelse – et engangsbeløb, hvor medieserveren følger med. Alle funktioner er med i abonnementet, og der er ingen betalte moduler. TV'et står foreningen selv for, og mange bruger et, de har i forvejen. Se alle priser på infoskærm til foreninger.

Kan velkomstskærmen vise billeder af medlemmer?

Ja – billeder af trænere, frivillige og glade medlemmer hører netop hjemme på en velkomstskærm. Men billeder af genkendelige personer er persondata, så I skal have et gyldigt grundlag efter GDPR, typisk et samtykke. Læs vores guide til GDPR og infoskærme i foreningen, før I lægger billeder af personer på skærmen.

Hvad viser velkomstskærmen uden for åbningstid?

Skærmen holder selv styr på jeres åbningstider. Uden for dem skifter den automatisk til en dæmpet 'Lukket'-skærm, og når foreningen åbner igen, kører velkomstindholdet videre af sig selv – ingen skal huske at tænde eller slukke noget.